Las 5 tareas que toda pyme debería automatizar en 2025
En 2025, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas (pymes) siguen perdiendo horas valiosas en tareas repetitivas. Desde enviar facturas hasta responder correos básicos, muchas actividades siguen siendo manuales, costosas y, sobre todo, poco estratégicas.
En este artículo veremos las 5 tareas que toda pyme debería automatizar de inmediato para ahorrar tiempo, reducir errores y liberar a sus equipos para enfocarse en lo que realmente importa: hacer crecer el negocio.
1. Facturación y contabilidad básica
El problema: muchas pymes pierden horas obteniendo la información de su negocio desde distintas fuentes y preparando informes contables.
La solución: usar herramientas que conectan el sistema de ventas con la contabilidad (ej: Shopify → Bsale/Nubox → Google Sheets).
Ejemplo: cada vez que se genera una venta, Make.com puede registrar la transacción en un dashboard financiero.
Resultado esperado: reducción de errores, flujo de caja más claro y menos tiempo dedicado a obtener información de distintas herramientas.
2. Seguimiento de clientes y ventas (CRM)
El problema: clientes interesados que nunca reciben seguimiento oportuno.
La solución: integrar un CRM (Kommo, Hubspot, Zoho) con automatizaciones que asignen leads, envíen recordatorios y actualicen estados automáticamente.
Ejemplo: si alguien llena un formulario en la web, Make crea el lead en Kommo, le envía un email de bienvenida y notifica al vendedor en por mail.
Resultado esperado: mejor tasa de conversión y seguimiento sin que se “caigan” oportunidades.
3. Atención al cliente y respuestas frecuentes
El problema: responder las mismas preguntas una y otra vez (“¿cuánto cuesta?”, “¿dónde están ubicados?”).
La solución: agentes de IA conectados al email, WhatsApp o chat en la web que respondan preguntas frecuentes y deriven casos complejos a un humano.
Ejemplo: un chatbot con OpenAI y Make que responde automáticamente a consultas simples y guarda los casos en un Google Sheet para análisis posterior.
Resultado esperado: clientes atendidos 24/7 y menos carga de trabajo en el equipo.
4. Marketing digital y campañas
El problema: muchas pymes dependen de recordar “manualmente” enviar newsletters o actualizar redes sociales.
La solución: integrar herramientas como Mailchimp, Instantly o Buffer para automatizar envíos y publicaciones.
Ejemplo: cada vez que publicas un nuevo producto en Shopify, Make puede disparar un correo automático a la base de clientes y agendar un post en redes sociales.
Resultado esperado: más alcance con menos esfuerzo y consistencia en la comunicación.
5. Reportes e indicadores de gestión
El problema: dueños de negocios que toman decisiones a ciegas porque los números están dispersos en distintos sistemas.
La solución: construir dashboards automatizados en Google Sheets o Data Studio que se actualicen con ventas, gastos y métricas clave en tiempo real.
Ejemplo: un flujo que conecta Shopify + Nubox + Google Sheets para mostrar rentabilidad por producto cada día.
Resultado esperado: decisiones rápidas y basadas en datos, no en intuiciones.
Beneficios y riesgos
Beneficios:
Ahorro de tiempo administrativo.
Reducción de errores humanos.
Mejora en la experiencia del cliente.
Mayor productividad del equipo.
Riesgos a considerar:
Seleccionar herramientas equivocadas que no se integren bien.
Exceso de dependencia tecnológica sin procesos claros.
Costos ocultos si no se planifica adecuadamente la implementación.
La clave está en empezar pequeño, medir resultados y escalar gradualmente.
Automatizar ya no es un lujo de las grandes corporaciones. Hoy, las pymes tienen acceso a herramientas accesibles y fáciles de implementar que pueden transformar su forma de trabajar.
Si aún estás haciendo todo a mano, probablemente estás perdiendo tiempo y dinero. Empieza con una de estas 5 tareas, mide el impacto y sigue avanzando paso a paso.
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